Freelancer(m/w/d) als Teamassistenz für Support Sekretariat, Operations / Büroorganisation

gerne mit Kanzleierfahrung (nicht zwingend notwendig), gute Englischkenntnisse sind wünschenswert
geplant sind vorerst 3 Monate mit 30 – 40 Wochenstunden, mit der Möglichkeit um weitere 3 Monate (ggf. auch mehr) zu verlängern
langfristig soll ein guter Teamplayer und Springer aufgebaut werden, der/ die auch über das Projekt hinaus für Unterstützung im Urlaubs- und Krankheitsfall zur Verfügung steht

Eine Tätigkeitsbeschreibung mit einer groben Auflistung anfallender Aufgaben, die ggf. nicht in vollem Umfang anfallen werden, finden Sie wie folgt:

Aufgabenprofil Sekretariatsunterstützung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben
Dokumentenmanagement (elektronische Ablage)
Entwurf, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten
Kalendermanagement
Reisebuchungen
Buchung von Konferenzräumen, Visitor Offices, etc. über das interne Buchungssystem
‚Print & Mail‘: Drucken (u.a. von Datenräumen), scannen, kopieren, binden
Unterstützung bei der Erstellung von Mandantenrechnungen
Reisekostenabrechnung
Unterstützung der Einhaltung interner Prozesse (AML, DAC6)

Bei Bedarf: Unterstützung im Operations & Guest Services Team

Empfang und Begrüßung von Mandanten und Besuchern
Buchung und Verwaltung von Besprechungsräumen sowie Besucherbüros mit Hilfe des Event Management Systems
Organisation von Mandantenmeetings und internen Firmenveranstaltungen; Organisation von Catering und der erforderlichen Technik; Betreuung während des Meetings; Anleitung und Unterstützung der Servicekraft im Konferenzbereich
Annahme und Weiterleitung von Kuriersendungen, Lieferungen, Catering sowie Koordination ausgehender Kuriersendungen
Ausführung allgemeiner administrativer Tätigkeiten, u.a.
Kontrolle und Eingabe von Rechnungen
Erledigung von umfangreichen Kopier- und Bindeaufträgen
Postbearbeitung

Wenn Ihnen dieses ausgeschriebene 3 bis 6-monatige Freelancer-Projekt mit Perspektive, langfristig als Freiberufler als Urlaubs- und Krankheitsvertretung weiter tätig zu sein (weil Sie ja dann gut eingearbeitet sind!), zusagt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit richten Sie bitte per E-Mail an: jobs@Abendsekretariat.de.